ecoDMS ONE
Mit ecoDMS speichern Sie Ihre Daten lokal auf PC, Server oder NAS – nicht auf fremden Servern. Die gesicherte PostgreSQL-Datenbank verhindert Manipulationen und ermöglicht individuelle Zugriffsrechte für Mitarbeiter.
Während archivierte Unterlagen revisionssicher erhalten bleiben, bietet ecoDMS ein DSGVO-konformes 4-Augen-Prinzip zur kontrollierten, dokumentierten und unwiderruflichen Löschung persönlicher Daten.
ecoDMS ist auf langfristigen Einsatz ausgelegt und erfüllt alle Aufbewahrungspflichten. Dank regelmäßiger Updates und Weiterentwicklungen bleibt die Software stets funktional und kompatibel mit neuen Systemen.
Mit ecoDMS One sind alle Softwareupdates enthalten. Zusätzlich steht Ihnen ein professioneller Support per Telefon, E-Mail oder Fernwartung zur Verfügung. Durch individuelle Support-Pakete behalten Sie die Kosten für Software, Wartung und Support jederzeit unter Kontrolle.
ecoDMS Archiv — Ihr digitales Unternehmensarchiv
Das in ecoDMS One enthaltene ecoDMS Archiv ermöglicht die rechtssichere und revisionssichere Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente und Geschäftsunterlagen – kostengünstig und effizient.
Der Zugriff erfolgt flexibel über Desktop- oder Webclient, unabhängig vom Standort. Physische Dokumente lassen sich per PC, Smartphone oder Tablet scannen und nahtlos ins Dokumentenmanagement integrieren. Optional kann ein Backup-System für maximale Datensicherheit eingerichtet werden.
ecoMailz — E-Mails automatisiert archivieren
ecoMailz ist ein spezialisiertes Archivierungstool für E-Mails, das die gesetzlich vorgeschriebene, revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails sicherstellt.
Das Tool archiviert automatisch E-Mails direkt vom Mailserver, einschließlich lesbarer Anhänge, und führt eine Volltextindizierung durch. Über die Volltextsuche lassen sich archivierte E-Mails schnell und einfach wiederfinden.
ecoMailz unterstützt den Import aus allen gängigen Systemen – von Mailservern und Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange Server über IMAP und POP3 bis hin zu unternehmensinternen Dateisystemen.
Private E-Mails von der Archivierung ausschließen
Private E-Mails können innerhalb einer einstellbaren Sichtungsfrist als solche markiert und von der Archivierung ausgeschlossen werden. ecoMailz erkennt diese automatisch, wodurch Mitarbeitende bei erlaubter privater Nutzung ihrer E-Mail-Accounts mehr Privatsphäre erhalten.
ecoDMS API — Die Schnittstelle zu ihrer vorhandenen Software
Die ecoDMS API ermöglicht die Anbindung externer Unternehmenssoftware an ecoDMS und ist in ecoDMS One bereits enthalten. Sie erlaubt den automatisierten Datenaustausch, z. B. die Archivierung von Warenwirtschaftsdaten oder die Integration von CRM-Systemen zur Sicherung der Kundenkommunikation. Grundlegende Funktionen wie Archivieren, Klassifizieren und Herunterladen sind direkt aus angebundenen Anwendungen nutzbar.
Mit ecoDMS ONE unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zukunftssicher, rechtssicher und effizient zu gestalten. Als erfahrene IT-Berater verbinden wir moderne Technologie mit optimierten Abläufen und wirtschaftlichem Denken – für mehr Transparenz, schnellere Workflows und nachhaltige digitale Strukturen. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!