Stand: Juli 2026
Künstliche Intelligenz wird im Unternehmensalltag längst genutzt. Häufig arbeitet sie jedoch noch getrennt von den zentralen Geschäftssystemen: Mitarbeiter exportieren Tabellen, kopieren Informationen in ein KI-Tool oder arbeiten mit Daten, die bereits wieder veraltet sein können.
Xentral verfolgt einen anderen Ansatz. KI soll nicht nur Texte erzeugen, sondern direkt auf den Kontext des ERP-Systems zugreifen und bei operativen Aufgaben unterstützen. Dafür verbindet Xentral mehrere Bausteine: den Co-Pilot, spezialisierte KI-Agenten im Agent Hub und den Xentral MCP Server.
Doch was unterscheidet diese Funktionen voneinander? Welche Aufgaben können sie übernehmen? Und welche Voraussetzungen müssen Unternehmen schaffen, damit KI im ERP tatsächlich entlastet?
Ein klassisches ERP sammelt und verarbeitet zentrale Unternehmensdaten. Dazu gehören unter anderem Kunden, Produkte, Bestellungen, Lagerbestände, Lieferscheine, Rechnungen und offene Posten.
Der nächste Entwicklungsschritt besteht darin, diese Daten nicht nur in Masken und Berichten bereitzustellen. Mitarbeiter sollen Informationen in natürlicher Sprache abfragen können. KI-Agenten sollen zudem wiederkehrende Vorgänge erkennen, vorbereiten und innerhalb definierter Grenzen bearbeiten.
Xentral beschreibt den MCP Server dabei als einen von drei Bausteinen seiner KI-Strategie:
- KI-Agenten bearbeiten Aufgaben und treiben Prozesse voran.
- Der Co-Pilot beantwortet Fragen auf Basis von ERP-Daten.
- Der MCP Server verbindet Xentral mit externen KI-Anwendungen wie ChatGPT oder Claude.
Diese Bausteine erfüllen unterschiedliche Aufgaben, greifen aber auf dieselbe Grundlage zurück: strukturierte und aktuelle Unternehmensdaten.
KI-Agenten gehen über klassische Chatbots und einfache Wenn-dann-Automatisierungen hinaus. Ein Chatbot beantwortet hauptsächlich Fragen. Eine regelbasierte Automatisierung führt vorher festgelegte Schritte aus.
Ein KI-Agent kann dagegen Informationen einordnen, mehrere Arbeitsschritte miteinander verbinden und auf Basis eines vorgegebenen Ziels einen Vorgang vorbereiten oder weiterbearbeiten.
Im Xentral Agent Hub stehen laut Xentral bereits verschiedene spezialisierte Agenten in der Beta-Phase zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise:
- ein Eingangsrechnungs-Agent
- ein Lieferauskunft-Agent
- ein Zahlungsabgleich-Agent
- ein Produktfragen-Agent
- ein Auftrags-Agent
Der Eingangsrechnungs-Agent kann beispielsweise Informationen aus E-Mails und PDF-Dokumenten erfassen und einen Buchungsvorschlag vorbereiten. Der Lieferauskunft-Agent greift auf den Status im ERP zurück und formuliert eine passende Antwort. Der Auftrags-Agent kann Bestellungen aus E-Mails, PDF- oder CSV-Dateien erkennen und für die Anlage im ERP aufbereiten.
Nicht jeder Prozess benötigt einen KI-Agenten. Klar definierte, wiederkehrende Abläufe lassen sich häufig zuverlässiger mit klassischen Workflows automatisieren.
Ein fester Prozess wie „Wenn eine Bestellung bezahlt ist, erstelle den Lieferschein“ braucht keine interpretierende KI. Anders sieht es aus, wenn Informationen in unterschiedlicher Form eintreffen oder Zusammenhänge bewertet werden müssen – beispielsweise bei einer frei formulierten Kundenanfrage oder einer Bestellung per E-Mail.
Xentral unterscheidet deshalb zwischen regelbasierten Abläufen und KI-Agenten: Workflows bearbeiten vorhersehbare Wenn-dann-Prozesse, Agenten unterstützen dort, wo Inhalte interpretiert und Entscheidungen vorbereitet werden müssen.
MCP steht für Model Context Protocol. Dabei handelt es sich um einen offenen Standard, über den KI-Anwendungen strukturiert auf externe Systeme und Datenquellen zugreifen können.
Ohne eine solche Verbindung kennt ein KI-Tool zunächst nur die Informationen, die ein Nutzer eingibt oder als Datei hochlädt. Für jede Analyse müssen Daten exportiert, kopiert oder neu bereitgestellt werden.
Ein MCP Server stellt dagegen eine standardisierte Verbindung zwischen der KI-Anwendung und dem angebundenen System her. Im Fall von Xentral kann ein unterstütztes KI-Tool abhängig von den eingerichteten Berechtigungen auf aktuelle ERP-Daten und freigegebene Funktionen zugreifen.
Welche Daten können abgefragt werden?
Über den Xentral MCP Server können laut Xentral unter anderem folgende Informationen bereitgestellt werden:
- Kunden- und Produktdaten
- Aufträge und Lieferscheine
- Lagerbestände und Inventurdaten
- Rechnungen und offene Posten
- Kennzahlen und Dashboards
- Informationen aus dem Businessplan
Damit können Mitarbeiter Fragen in natürlicher Sprache stellen, ohne für jede Auswertung zunächst einen eigenen Bericht aufbauen oder Daten exportieren zu müssen.
Mögliche Fragen könnten beispielsweise lauten:
- Welche Aufträge sind noch nicht vollständig ausgeliefert?
- Welche Artikel könnten bei gleichbleibendem Absatz bald ausverkauft sein?
- Welche Rechnungen sind überfällig?
- Wie hat sich der Umsatz über verschiedene Verkaufskanäle entwickelt?
- Welche Produkte haben einen hohen Lagerbestand, werden aber nur selten verkauft?
Der entscheidende Unterschied zur klassischen Nutzung eines KI-Chats liegt darin, dass die Antwort auf den aktuell freigegebenen Informationen aus dem ERP basiert und nicht nur auf einer zuvor eingefügten Tabelle.
MCP Server und KI-Agenten werden häufig gemeinsam genannt, erfüllen aber nicht dieselbe Funktion.
Der MCP Server stellt den Zugang her
Der Xentral MCP Server verbindet externe KI-Anwendungen mit den freigegebenen Daten und Funktionen des ERP-Systems. Die KI erhält dadurch den notwendigen Unternehmenskontext.
In der Open Beta liegt der Schwerpunkt auf dem lesenden Zugriff und der Auswertung von Xentral-Daten. Schreibende Funktionen und die aktive Steuerung von Agenten hängen vom verfügbaren Funktionsumfang, den eingerichteten Berechtigungen und insbesondere vom Zugang zum Xentral Agent Hub ab.
KI-Agenten bearbeiten Aufgaben
Die Agenten im Xentral Agent Hub gehen einen Schritt weiter. Sie können operative Vorgänge vorbereiten oder innerhalb ihrer Berechtigungen bearbeiten. Dazu können beispielsweise das Anlegen von Aufgaben, das Aktualisieren von CRM-Einträgen oder das Auslösen von Follow-ups gehören.
Xentral unterscheidet derzeit zwischen der Open Beta des MCP Servers und dem schrittweise bereitgestellten Zugang zum Agent Hub. Während die offene MCP-Beta vor allem Abfragen und Auswertungen ermöglicht, umfasst der Agent Hub auch schreibende Zugriffe und die aktive Steuerung von Agenten.
Vereinfacht gesagt: Der MCP Server verbindet die KI mit Xentral. Die KI-Agenten nutzen ERP-Daten, um Aufgaben zu bearbeiten.
Der Nutzen entsteht nicht allein dadurch, dass ein weiteres KI-Tool verfügbar ist. Entscheidend ist, ob dadurch reale Arbeitsschritte einfacher, schneller oder zuverlässiger werden.
Aktuelle Daten statt manueller Exporte
Wer Daten regelmäßig aus dem ERP exportiert, arbeitet immer mit einer Momentaufnahme. Änderungen nach dem Export sind in der Auswertung nicht enthalten.
Durch die direkte Verbindung kann die KI bei jeder Anfrage auf den aktuellen freigegebenen Datenstand zugreifen. Das reduziert manuelle Zwischenschritte und das Risiko, Entscheidungen auf Basis veralteter Tabellen zu treffen.
Weniger Suchaufwand im Tagesgeschäft
Viele operative Fragen sind nicht kompliziert, kosten aber Zeit:
- Wo befindet sich eine Lieferung?
- Ist eine Rechnung noch offen?
- Wie hoch ist der Bestand eines Artikels?
- Welche Kunden haben längere Zeit nicht bestellt?
- Welche Aufträge müssen geprüft werden?
Können Mitarbeiter solche Fragen direkt stellen, entfällt ein Teil der Navigation durch verschiedene Ansichten, Filter und Berichte.
Wiederkehrende Aufgaben vorbereiten
KI-Agenten können standardisierbare Aufgaben übernehmen oder vorbereiten. Im Kundenservice betrifft das beispielsweise Lieferauskünfte oder Produktfragen. In der Verwaltung können eingehende Rechnungen oder Bestellungen strukturiert aufbereitet werden.
Das Ziel ist dabei nicht zwingend die vollständige Automatisierung. Bereits eine verlässliche Vorarbeit kann Mitarbeiter deutlich entlasten.
Informationen aus mehreren Systemen verbinden
Besonders interessant wird MCP, wenn eine KI-Anwendung nicht nur mit Xentral, sondern auch mit weiteren Systemen verbunden ist.
So könnten beispielsweise Werbeausgaben aus einer Marketingplattform mit Umsatz, Bestand und Marge aus dem ERP verglichen werden. Unternehmen erhalten dadurch eine übergreifende Sicht, ohne Daten aus allen Systemen zunächst manuell in einer Tabelle zusammenführen zu müssen. Xentral nennt solche plattformübergreifenden Auswertungen als einen wesentlichen Vorteil des MCP-Ansatzes.
Marge durch bessere operative Entscheidungen schützen
Der wirtschaftliche Nutzen liegt häufig nicht in einem spektakulären Einzelprojekt, sondern in vielen kleinen Verbesserungen:
- weniger manuelle Erfassungsfehler
- schnellere Bearbeitung von Anfragen
- bessere Bestandsentscheidungen
- weniger unnötige Retouren
- frühere Reaktion auf Liefer- oder Absatzprobleme
- gezielterer Einsatz von Werbebudget
Xentral beschreibt beispielsweise ein Szenario, in dem Werbeausgaben nicht isoliert betrachtet werden, sondern mit Bestand, Lieferfähigkeit und Marge verbunden sind. Droht ein beworbenes Produkt ausverkauft zu sein, könnten Einkauf und Marketing frühzeitig reagieren, statt weiter Nachfrage für einen nicht verfügbaren Artikel zu erzeugen.
KI kann keine unklaren oder widersprüchlichen Strukturen ausgleichen. Ein Agent arbeitet mit den Daten und Regeln, die im Unternehmen vorhanden sind.
Sind Artikel doppelt angelegt, Bestände unzuverlässig oder Zuständigkeiten nicht definiert, werden diese Probleme durch KI nicht automatisch gelöst. Im ungünstigsten Fall werden fehlerhafte Abläufe nur schneller ausgeführt.
Xentral betont deshalb, dass der Einstieg nicht mit dem spektakulärsten KI-Anwendungsfall beginnt, sondern mit einer verlässlichen Datenbasis und dokumentierten Prozessen. Produkte, Kunden, Aufträge und Bestände sollten zentral und konsistent gepflegt werden. Erst darauf lassen sich Agenten und übergreifende KI-Anwendungen sinnvoll aufbauen.
Dieser Einschätzung können wir uns nur anschließen: Ein ERP- oder KI-System ist nur so verlässlich wie die zugrunde liegenden Daten und Prozesse. Deshalb ist auch eine sorgfältige Datenmigration ein entscheidender Faktor, der in Projekten häufig unterschätzt wird.
Vor dem Einsatz sollten Unternehmen daher prüfen:
- Sind Stamm- und Bewegungsdaten vollständig und verlässlich?
- Werden Bestände zentral und aktuell geführt?
- Sind wichtige Prozesse dokumentiert?
- Ist klar, welche Schritte automatisiert werden dürfen?
- Sind Verantwortlichkeiten und Freigaben festgelegt?
- Welche Nutzer dürfen auf welche Daten zugreifen?
- Wie werden Ergebnisse und Aktionen kontrolliert?
Diese Vorarbeit ist kein separates KI-Projekt. Sie verbessert meist auch die bestehenden ERP-, Shop-, Lager- und Reportingprozesse.
Beim Einsatz von KI in operativen Prozessen ist nicht nur entscheidend, was technisch möglich ist. Unternehmen müssen auch festlegen, welche Aktionen eine KI selbstständig ausführen darf und wo eine Prüfung notwendig bleibt. In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass der sichere und verantwortungsvolle Umgang mit KI auch sichergestellt werden sollte – mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum EU AI Act im Mittelstand.
Xentral setzt bei den Agenten auf das Prinzip „Human in the Loop“. Der Agent schlägt eine Antwort oder Aktion vor, ein Mitarbeiter prüft und bestätigt sie. Dieses Vorgehen ist besonders bei Prozessen sinnvoll, die Kundenkommunikation, Zahlungen, Bestände oder andere geschäftskritische Daten betreffen.
Mit zunehmender Erfahrung und abhängig von den verfügbaren Freigaben kann der Automatisierungsgrad später erweitert werden.
Der Xentral MCP Server orientiert sich zudem an den eingerichteten Berechtigungen. Externe KI-Anwendungen erhalten nicht automatisch Zugriff auf den gesamten Datenbestand. Übertragen werden die für die konkrete Anfrage oder Aktion benötigten und freigegebenen Informationen. Welche Bedingungen für Speicherung und Modelltraining gelten, hängt bei externen KI-Anwendungen zusätzlich vom jeweiligen Anbieter, Tarif und den dort gewählten Einstellungen ab.
Ein guter Einstieg beginnt nicht mit dem Ziel, möglichst viele Prozesse durch KI bearbeiten zu lassen. Sinnvoller ist ein klar begrenzter Anwendungsfall mit erkennbarem Nutzen.
1. Einen konkreten Engpass auswählen
Geeignet sind Aufgaben, die regelmäßig auftreten, viel manuelle Arbeit verursachen und anhand vorhandener Daten nachvollziehbar bearbeitet werden können. Das könnten beispielsweise Lieferauskünfte, Produktfragen, Bestandsanalysen oder die Prüfung offener Posten sein.
2. Daten und Prozesse überprüfen
Vor dem Test sollte geklärt werden, ob die benötigten Informationen vollständig und aktuell in Xentral vorliegen. Gleichzeitig muss der zugrunde liegende Prozess verständlich und dokumentiert sein.
3. Berechtigungen bewusst festlegen
Nicht jeder Mitarbeiter und nicht jede angebundene Anwendung benötigt Zugriff auf sämtliche ERP-Daten. Berechtigungen sollten sich am konkreten Anwendungsfall orientieren.
4. Mit lesenden Anwendungen beginnen
Abfragen und Analysen sind häufig ein sinnvoller erster Schritt. Unternehmen können Erfahrungen sammeln, ohne dass die KI direkt Daten verändert oder Aktionen auslöst.
5. Ergebnisse kontrollieren
Antworten und Vorschläge sollten gerade am Anfang fachlich geprüft werden. Dabei zeigt sich, ob Daten fehlen, Anweisungen präzisiert oder Prozesse angepasst werden müssen.
6. Erst anschließend weiter automatisieren
Wenn ein Anwendungsfall zuverlässig funktioniert, kann der nächste Schritt folgen – etwa die Vorbereitung von Aufgaben, CRM-Aktualisierungen oder Kundenantworten.
Mit KI-Agenten, Co-Pilot und MCP Server entwickelt Xentral das ERP von einem zentralen Datensystem zu einer Plattform, die Mitarbeiter aktiv im Tagesgeschäft unterstützt.
Der MCP Server schafft den Zugang zu aktuellen ERP-Daten für externe KI-Anwendungen. Die Agenten im Xentral Agent Hub können darauf aufbauend operative Aufgaben vorbereiten und bearbeiten.
Für Unternehmen entsteht der größte Nutzen jedoch nicht allein durch die Aktivierung einer neuen Funktion. Entscheidend ist, ob Daten, Prozesse, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten darauf vorbereitet sind.
Wer dieses Fundament schafft, kann mit überschaubaren Anwendungsfällen beginnen und den KI-Einsatz schrittweise ausbauen – ohne Kontrolle und Prozesssicherheit aus der Hand zu geben.
Als Xentral-Partner unterstützt eloquium Unternehmen nicht nur bei der Einführung und Integration des ERP-Systems. Gemeinsam prüfen wir auch, welche Prozesse sich für KI-gestützte Abfragen oder Agenten eignen und welche Voraussetzungen dafür noch geschaffen werden müssen.
Dazu gehören beispielsweise:
- Bewertung möglicher Anwendungsfälle
- Prüfung von Datenstrukturen und Prozessen
- Einrichtung und Optimierung der Xentral-Umgebung
- Definition geeigneter Berechtigungen und Freigaben
- Integration angrenzender Systeme
- Entwicklung individueller Schnittstellen und Automatisierungen
Machen Sie Ihr Xentral ERP bereit für den Einsatz von KI.
Diese Gedanken haben wir zuerst auf LinkedIn geteilt – folgen Sie uns dort für weitere Einblicke.
Verwendete Xentral-Quellen: Xentral MCP Server, MCP Server im ERP-Lexikon, KI im E-Commerce, Agentic AI im E-Commerce, Mehr Marge mit KI
Dieser Artikel wurde auf Basis der zugrunde liegenden Informationen am 28. Juli 2026 erstellt.