Revisionssichere und professionelle Dokumentenmanagementsoftware
ecoDMS ist unser präferierter Anbieter für professionelle Dokumentenmanagementsoftware zur revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen, Dokumente und E-Mails. Die Komplettlösung ecoDMS One ist eine vollumfängliche digitale Lösung für das Dokumentenmanagement Ihres Unternehmens. Physische Dokumente lassen sich schnell und einfach digitalisieren und mit wenigen Mausklicks einpflegen. Die von ecoDMS angebotene Komplettlösung ecoDMS One archiviert revisionssicher und ermöglicht Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Enthalten in ecoDMS One sind die verschiedenen Softwarelösungen ecoDMS Archiv und ecoMailz sowie die API-Schnittstelle für Software von Drittanbietern ecoDMS API. Mit ecoDMS One gehört das manuelle und damit aufwendige und fehlerbehaftete Sichern und Archivieren der Vergangenheit an. Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung und archivieren Sie Ihre Dokumente, E-Mails und alle sonstigen wichtigen Geschäftsunterlagen mit nur wenigen Klicks revisionssicher, rechtskonform, gut sortiert und kostengünstig.
eloquium berät Sie bei der Auswahl von ecoDMS One damit Sie die für Ihre Unternehmen beste Lösung erhalten und unterstützt Sie gerne bei Integration und Betrieb Ihrer DMS-Software.
Lokale Datenspeicherung und DSGVO-gerechte Löschung
Die Speicherung der archivierten Daten erfolgt an einem von Ihnen bestimmten Ort Ihres Unternehmens (bspw. stationärer PC, Server-Hardware oder NAS) und nicht auf fremden Servern im Ausland oder bei der ecoDMS GmbH. Gleichzeitig liegen die Datensätze aber nicht offen und manipulierbar auf Ihrem firmeneigenen Dateisystem, sondern gesichert in einem Container-System organisiert mittels einer PostgreSQL-Datenbank. Eine Manipulation kann dementsprechend ausgeschlossen werden. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf ecoDMS mit entsprechenden Zugriffsrechten für Ihre Mitarbeiter individuell einstellen.
Grundsätzlich dürfen einmal archivierte Unterlagen aufgrund der geforderten Revisionssicherheit nicht mehr gelöscht werden. Bei bestimmten datenschutzrechtlichen Fällen wie zum Beispiel in Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, muss die Löschung persönlicher Daten aber schnell und unwiederbringlich möglich sein. ecoDMS bietet diese Möglichkeit in Form eines sicheren 4-Augen-Prinzips, dass Löschungen kontrolliert, dokumentiert und nachvollziehbar macht, wer die Daten zur Löschung freigegeben hat.
Softwareintegration und Schulungen für einen reibungslosen Umstieg
eloquium begleitet Sie bei der Einrichtung der DMS-Software und sorgt gemeinsam mit Ihnen für eine reibungslose Integration in Ihre bestehende Unternehmenssoftware. Für Sie und Ihre Angestellten bieten wir auf Ihren individuellen Bedarf zugeschnittene Schulungen. Damit gestalten wir den Umstieg auf ecoDMS möglichst zeitsparend.
ecoDMS ist bewusst mit intuitiv verständlichen Benutzeroberflächen ausgestattet, um die Einarbeitung Ihrer Angestellten so angenehm und einfach wie möglich zu machen. Die Verwendung von ecoDMS setzt ansonsten keine besonderen IT-Kenntnisse voraus. Die umfangreichen Funktionen sind so aufgebaut, dass sie sich leicht bedienen lassen und minimieren so den alltäglichen Aufwand bei der Verwendung von ecoDMS. Beispielsweise macht die integrierte Texterkennung (OCR) das Einpflegen und Klassifizieren Ihrer Dokumente mit wenigen Klicks möglich. Und damit Sie auch vor langer Zeit abgelegte Dokumente zuverlässig wiederfinden, macht die intelligente Suchfunktion das Durchsuchen Ihres Archivs so einfach wie googeln.
Softwareupdates und professioneller Support
Die digitale Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen muss über Jahre hinweg einwandfrei funktionieren, um den Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren gerecht zu werden. ecoDMS ist eine Softwarelösung, die auf den langfristigen Gebrauch ausgelegt ist. Mit der Zeit entwickeln sich Betriebssysteme weiter, neue Technik wird angeschafft und Anforderungen verändern sich. Deshalb wird ecoDMS stetig überarbeitet und aktualisiert. In ecoDMS One sind alle notwendigen Softwareupdates und -aktualisierungen bereits enthalten. Damit sind Funktionalität und Kompatibilität Ihrer ecoDMS Software auch für die Zukunft gesichert.
Bei spezifischen Anwendungsfragen oder technischen Problemen bei der Installation oder während des Betriebs, steht Ihnen ein professioneller Support zur Seite. Wahlweise kann dies per Telefon, E-Mail oder auch Fernwartung erfolgen. Mit dem Erwerb von ecoDMS One können Sie individuelle Support-Pakete direkt hinzubuchen. Ihre Aufwände lassen sich so schon im Voraus kalkulieren. Damit haben Sie die Kosten für Ihre DMS-Software, die dazugehörige Software-Pflege mit Updates und Aktualisierungen sowie Aufwände für den Support immer unter Kontrolle und können sicher planen.
Enthaltene Software:
ecoDMS Archiv
Das digitale Archiv Ihres Unternehmens
Das in ecoDMS One enthaltene ecoDMS Archiv ist ein modernes und kostengünstiges digitales Archivierungstool mit dem sich Ihre Dokumente und Geschäftsunterlagen verwalten, archivieren und wiederfinden lassen.
Dabei arbeitet die Software von ecoDMS gesetzeskonform und revisionssicher. Zur nachhaltigen Sicherung Ihrer archivierten Daten kann bei der Einführung der DMS-Software ein professionelles Backup-System eingerichtet werden.
Der Zugriff auf Ihr Archiv ist plattform- und standortabhängig und wahlweise über einen Desktop- und Webclient möglich. Physische Dokumente lassen sich bequem mittels PC, Smartphone oder Tablet scannen und in digitaler Form in das Dokumentenmanagement integrieren.
ecoMailz
E-Mails automatisiert archivieren
ecoMailz ist ein spezielles Archivierungstool für Ihre E-Mails. Denn auch Ihre geschäftlichen E-Mails fallen unter die gesetzlich geforderte revisionssichere Archivierung geschäftlichen Unterlagen.
Mit ecoMailz werden Ihre E-Mails automatisch vom Mailserver inklusive der lesbaren Anhänge volltextindiziert und archiviert. Mittels Volltextsuche lassen sich die archivierten E-Mails einfach und schnell durchsuchen und wiederfinden.
Der Import der E-Mails ist von allen gängigen Systemen möglich, egal ob Mailserver oder Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange Server, IMAP, POP3 oder Ihr unternehmensinternes Dateisystem.
Private E-Mails von der Archivierung ausschließen
Damit private E-Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden können, lassen sich einzelne E-Mails innerhalb einer frei einstellbaren Sichtungsfrist mit einem entsprechenden Status versehen. ecoMailz lässt diese gesondert gekennzeichneten E-Mails dann bei der Archivierung automatisch aus. Ihren Angestellten wird so ein gesundes Maß an Privatsphäre ermöglicht, wenn die private Nutzung der E-Mailaccounts nicht durch Ihr Unternehmen ausgeschlossen wurde.
ecoDMS API
Die Schnittstelle zu Ihrer vorhandenen Software
Für die Anbindung beliebiger Unternehmenssoftware von Fremdanbietern stellt ecoDMS unter dem Namen ecoDMS API eine professionelle API-Schnittstelle zur Verfügung. Diese API-Schnittstelle ist in der Komplettlösungen ecoDMS One bereits enthalten.
Über ecoDMS API lassen sich beliebige Softwarelösungen mit Ihrem ecoDMS verknüpfen und so für einen automatisierten Datenaustausch sorgen. Beispielsweise lassen sich Daten aus Ihrer Warenwirtschaft automatisiert in Ihr ecoDMS Archiv übertragen und sichern. Oder Sie verknüpfen Ihr CRM-System und archivieren Ihre Kundenkommunikation automatisch.
Grundlegende Funktionen wie „archivieren“, „klassifizieren“ oder „herunterladen“ sind direkt über die individuell anschließbare Software ansprechbar.
