+49-6071-95900-20 info@eloquium.de

Professionelles Dokumentenmanagement

Zwingender Standard für Unternehmen?

Ein professionelles Dokumentenmanagement ist für Unternehmen schon wegen der gesetzlichen Vorgaben fast unerlässlich. In vielen Unternehmen wird das Thema Dokumentenmanagement aber eher stiefmütterlich behandelt. Oft werden digitale wie physische Dokumente, E-Mails und andere relevante Unterlagen nur sporadisch sortiert, gesichert und wenig ordentlich archiviert. Von Revisionssicherheit ganz zu schweigen. Die daraus resultierenden Folgen sind im Ernstfall langes Suchen, Unvollständigkeit oder der Verlust wichtiger Dokumente und Daten.

Mit einem professionellen Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, lassen sich hoher Aufwand, Fehler und unnötiges Suchen vermeiden. Dadurch lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch die Nerven Ihrer Mitarbeiter schonen. Professionelle DMS-Software ist außerdem kostengünstiger als manuelle Dokumentenverwaltungen. Dazu kommt, dass die gesetzlich geforderte revisionssichere Archivierung und die Sicherung durch Backups gewährleistet werden können. Mit einer professionellen DMS-Software nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und richten Ihr Dokumentenmanagement zukünftig nutzerfreundlich und gesetzeskonform ein.

Was genau ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Mit Dokumentenmanagementsystemen werden elektronische Dokumente, angefangen bei PDFs und Office-Dokumenten wie Word und Excel bis hin zu E-Mails, datenbankgestützt verwaltet. Die DMS-Software sorgt dafür, dass die Dokumente logisch organisiert, bei Bedarf im ganzen Unternehmen verfügbar sind und revisionssicher archiviert werden. Auch physische Dokumente lassen sich nach Ihrer Digitalisierung durch Fotos oder Scans in die DMS-Software sicher einpflegen.

Ein Dokumentenmanagementsystem lässt sich aber nicht nur zur Ablage und Archivierung von Unterlagen verwenden. Durch die gute Sortierung, Auffindbarkeit und Klassifizierung der unterschiedlichen Dokumente ist es ein idealer Datenpool in dem aktiv gearbeitet werden kann. Beispielsweise können Angebote innerhalb des DMS erstellt, versendet, nach den Wünschen des Kunden geändert und als neue Version an Ihn versandt werden. Der dokumentierte Änderungsverlauf macht die einzelnen Änderungen außerdem auch für andere involvierte Angestellte gut nachvollziehbar.

Ziel ist ein lückenloses und möglichst kostengünstiges digitales Dokumentenmanagement, das zusätzlich alle im Unternehmen anfallenden physischen wie digitalen Dokumente gesetzeskonform archiviert.

Vorhängeschloss sichert mehrere Blätter Papier
Goldene Justitia mit Schwert und Waage vor blauem Himmel

Gesetzliche Anforderungen

Revisionssichere Archivierung in Unternehmen

Die nachfolgenden Informationen dienen lediglich zu Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen daher immer eine individuelle Rechtsberatung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt, ein Mindestmaß an Archivierung der kaufmännischen Unterlagen von Unternehmen vor. Beispielsweise in § 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen. Nach § 257 HGB müssen Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie Buchungsbelege für sechs bzw. zehn Jahre verpflichtend aufbewahrt werden. Dazu gehört beispielsweise auch der geschäftliche E-Mailverkehr. Mit wenigen Ausnahmen, wie bei Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen, kann dies auch elektronisch erfolgen.

Was ist Revisionssicherheit und wie wird revisionssicher archiviert?

Bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten und Unterlagen schreibt der Gesetzgeber eine revisionssichere Form der Aufbewahrung vor. Revisionssicherheit bedeutet grundsätzlich:

  • Die Unterlagen müssen unveränderbar und fälschungssicher gespeichert werden.
  • Alle Dokumente müssen vollständig und wiederauffindbar sein.
  • Gespeicherte Dokumente müssen so archiviert sein, dass sie auch wieder in der originalen Form angezeigt werden können.
  • Alle Änderungen des Archivs müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

ecoDMS One – Die Komplettlösung für Ihr Dokumentenmanagement

Logo von ecoDMS One
Logo von ecoDMS

Wie können wir Sie unterstützen?

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und setzen uns so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung.